眾所周知，召開會議傳達學習有關文件和資料，是貫徹黨和國家的方針、政策、法令、決議和上級指示的重要方式。《保密法實施條例》第二十七條第三款規定，會議涉及國家秘密的，主辦單位應當按照國家保密規定對國家秘密載體進行管理。但在此過程中，因會議保密文件資料管理不當而導致的泄密案件時有發生，應引起重視。
違規制作會議保密文件、資料主要是指在制作會議保密文件、資料過程中，存在定密而不保密、不報批、不審核等違反保密法律法規的行為。工作中常見的一種違規行為是，擅自摘錄上級保密文件資料的相關內容，不按規定對保密文件資料進行密級處理，導致保密文件資料被“變相解密”，留下泄密隱患。
有關部門在檢查中發現，某市某公立幼兒園網站上發布了一份疑似涉密文件。經鑒定，這份文件屬于秘密國家秘密。經查，該市某區直部門辦公室主任張在起草上報區委常委會的某材料過程中，違規摘抄上級會議保密文件相關內容，且未按要求標注密級。區委常委會會議結束后，張所在部門將匯報材料提交區委辦公室制作成電子學習材料，通過電子郵件發送給參加區委常委會的單位。區教育局收到文件后，將電子版材料轉發給下屬基層單位，再由幼兒園相關人員傳到網上，導致泄密。案發后，有關部門給予張黨內嚴重警告處分。
非法分發會議保密文件資料主要是指會議主辦單位工作人員違反保密法律法規，向不屬于文件分發范圍的人員分發會議保密文件資料的行為。一些工作人員認為，只要他們是與會者，他們就是會議機密文件和資料的分發對象。超范圍發放文件資料，擴大了知識面，危害國家機密安全。會議主辦單位應當按照《保密法實施條例》第二十七條的要求，嚴格確定涉密會議文件、資料的知悉范圍。分發會議機密文件和資料時，必須遵守保密法第十六條關于“知悉范圍”的規定，嚴格在會議程序規定的人員范圍內分發。任何人不得擅自增加發放對象，任意擴大知識面。
有關部門在檢查中發現，多家網站發布了一份疑似涉密的文件。經鑒定，這份文件被列為國家機密。經查，某單位召開黨組會議時，組織本單位中層以上領導干部學習上級有關文件精神，包括這份保密文件。根據會議要求，只有正式參會人員才能領取文件，會議工作人員不在分發范圍內。會議期間，會務人員郭向文書保管人員徐索要上述文件。許明知郭不在文件范圍內，但出于情面，還是將文件發給了他。郭后來把文件泄露給他人，多次轉發，導致泄密。事發后，有關部門給予郭留黨察看和行政撤職處分，并給予行政記大過處分。
違規保管保密會議材料主要是指會議主辦單位保管保密會議文件、資料的人員、場所、設施、設備不符合國家保密要求。根據《保密法》第三十一條和《保密法實施條例》第二十七條的立法精神，保管會議機密文件、資料，應當以確保會議機密文件、資料的安全，防止其被知悉范圍以外的人接觸為目的。
